Guide utilisateurs Justice

Pour créer une nouvelle demande d'expert, rendez-vous sur l'onglet (Ouvre une nouvelle fenêtre) Nouvelle demande

1. La première étape consiste à choisir le type de la demande.

2. La deuxième étape consiste à sélectionner entre 1 et 5 experts.

Afin de faciliter la recherche des bons experts, 3 filtres sont à votre disposition : Cour d'Appel, rubrique de la nomenclature et nom de l'expert. La liste est automatiquement mise à jour dès que l'un des filtres est modifié.

Pour avoir plus d'informations sur un expert donné, vous pouvez cliquer sur l'icône ?? dans la colonne la plus à droite du tableau.

La disponibilité des experts est représentée par une pastille de couleur qui est affichée à côté du nom et du prénom de chaque expert (cf. premier expert de la liste dans la capture d'écran). Voici comment interpréter ces pastilles :

• Pastille verte : L'expert est actuellement disponible pour recevoir des demandes.
• Pastille rouge : L'expert est actuellement indisponible pour recevoir des demandes. Vou ne pouvez donc pas le solliciter sur la plateforme.

Une fois la liste des experts finalisée, cliquez sur le bouton "Étape suivante".

3. La troisième étape consiste à entrer les informations de la demande.

• le numéro de procédure (obligatoire) peut contenir tous types de caractères sauf des espaces
• les personnes en charge du dossier assignées sont choisis en cochant les cases correspondantes (il est possible de n'assigner aucune personne au dossier).

Vous pouvez utilisez seLEXpert même si le magistrat n’a pas créé son compte. Cliquez sur "Je ne trouve pas le magistrat" et renseignez ses nom, prénom et adresse “justice”. Le magistrat sera avisé et vous pourrez le rattacher à toutes les demandes à venir.

NB : Le magistrat et les personnes assignées recevront tous les e-mails afférents au dossier et pourront consulter et agir sur ce dernier.

Il est aussi nécessaire à minima soit d'ajouter un document au format PDF soit de saisir des informations complémentaires dans la zone de texte (ou les deux) afin que les experts disposent d’informations leur permettant d’accepter ou de refuser la demande.

Il est possible d'ajouter autant de pièces jointes que nécessaire.

Si une date de délibéré existe alors elle doit être saisie dans le champ concernée (si pas de date de délibéré, veuillez cochez la case correspondante). Lorsque cette date sera dépassée, la demande sera automatiquement annulée.

Vous devez également indiquer le délai attendu pour l'avis de l'expert / pour l'exécution de sa mission

Le mode standard et le mode urgent

Deux modes d'envoi aux experts sont disponibles :

• Mode standard : la demande sera envoyée aux experts sélectionnés de manière séquentielle (i.e. un expert à la fois jusqu'à ce qu'un expert accepte). Il est possible de ré-ordonner la liste des experts en faisant déplaçant un expert vers le haut ou vers le bas de la liste.
• Mode urgent : la demande sera envoyée à tous les experts simultanément (le mode urgent étant à utiliser dans les cas où le l'acceptation doit impérativement survenir à bref délais, il vous sera demandé de confirmer l'urgence de la demande en cochant la case à la fin de la déclaration).

Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton "Étape suivante".

NB : si certaines informations sont manquantes, il vous sera demandé de les ajouter avant de pouvoir passer à l'étape suivante.

4. La quatrième étape permet de vérifier que toutes les informations sont correctes

Cliquez sur le bouton "Confirmer" afin de créer la demande. Vous pouvez revenir à l'étape précédente si vous souhaitez modifier des informations, en cliquant sur le bouton "Etape précédente".

5. La demande est envoyée automatiquement aux experts

En mode normal, la demande est instantanément envoyée au premier expert de la liste ; en mode urgent, elle est envoyée à tous les experts simultanément.

Délai de réponse : Chaque expert dispose d'un délai de 2 jours ouvrés entiers pour accepter / refuser la demande. Passé ce délai, son refus sera automatique.
Exemple : si un expert reçoit votre demande un jeudi après-midi, il pourra donner sa réponse jusqu'au lundi soir suivant à 23:59 (vendredi + lundi = 2 jours ouvrés entiers).

Si un expert refuse (son refus devra être justifié et la raison sera visible dans les détails de la demande), la demande sera automatiquement envoyée à l'expert suivant, et ce, jusqu'à ce qu'un expert accepte la demande.
Dans le cas du mode urgent, le premier expert répondant positivement sera choisi et la demande sera annulée pour les autres experts de la liste.

Prolongement du délai de réponse : Le délai initial de 2 jours ouvrés défini par défaut peut être prolongé à votre discrétion. Vous avez la possibilité d'étendre ce délai pour un expert à un jour supplémentaire dans "Suivi des demandes" puis en cliquant sur le bouton " 1 jour"

.

Suspension du délai de réponse : Dans le cas où un expert pose une question, son délai de réponse de 48h ouvrés sera suspendu jusqu'à ce que vous lui apportiez une réponse.

1. Consultation d'une demande

Pour voir la liste des demandes, allez sur l'onglet (Ouvre une nouvelle fenêtre) Suivi des demandes

Cliquez sur une demande afin d'en voir les détails et l'état d'avancement.

2. Modification d'une demande

En cliquant sur une demande "en cours", il est possible :

• d'ajouter/supprimer des pièces jointes
• de modifier les informations complémentaires
• d'ajouter/supprimer des personnes en charge du dossier
• d'ajouter des experts à la demande
• de changer l'ordre des experts en file d'attente
• de supprimer un expert de la file d'attente
• de remettre un expert en file d'attente lorsque cet expert est supprimé ou bien refusé automatiquement

Si la demande est "refusée", vous pouvez également y ajouter des experts : elle repassera au statut "en cours" si de nouveaux experts sont ajoutés.

3. Acceptation d'une demande

Lorsqu'un expert aura accepté votre demande, vous serez immédiatement notifié(e). Il vous faudra alors ajouter la décision de désignation de l'expert (ordonnance, réquisition...)

Une fois la décision disponible, l'expert sera notifié et pourra consulter le document.

Pour les procédures civiles : lorsque vous aurez ajouté la décision le désignant, l'expert devra confirmer son acceptation. Vous serez automatiquement notifié dès que ce sera le cas.

Cette acceptation apparaitra comme ci-dessous :

Une fois la décision ajoutée et la confirmation de l'expert, vous pouvez également ajouter l’avis de consignation à vos demandes.

L’expert sera automatique notifié une fois le document déposé et pourra sans tarder commencer la mission.

4. Annulation d'une demande

Une demande "en cours" peut être annulée :

• manuellement en cliquant sur le bouton "Annuler la demande"
• automatiquement si la date de délibéré a été dépassée

Notes internes

Le magistrat et les greffiers en charge de la demande peuvent ajouter des notes internes partagées (non visibles par les experts). Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton "Notes internes". Les notes peuvent aussi être supprimées.

Les experts ont la possibilité de poser des questions à propos des demandes auxquelles ils doivent répondre.

Le magistrat et les greffiers en charge de la demande seront notifiés par e-mail à chaque nouvelle question posée.

Pour répondre aux questions, il suffit de cliquer sur le bouton "Questions des experts (x)" et de saisir une (ou plusieurs) réponse(s). L'expert sera notifié dès qu'une nouvelle réponse sera disponible.

Suspension du délai de réponse :

Dans le cas où un expert pose une question, son délai de réponse de 48h ouvrés sera suspendu jusqu'à ce qu'une réponse y soit apportée par les juridictions.

Toutes les demandes sont archivées après 4 mois d'inactivité. Toute demande archivée reste consultable mais les documents joints sont supprimés et ne sont donc plus accessibles.